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Volz Filters

Projektart Komplettlösung für eine gesetzeskonforme qualifizierte elektronische Signa tur von Rechnungen und Rechnungsdaten führt zu massiver Kostenersparnis bei Rechnungsversender und -empfänger.
Branche Die Volz Luftfilter GmbH & Co. KG ist einer der führenden Anbieter von Filter- produkten für Lüftungs- und Klimatechnik sowie Lackier- und Trocknungstechnik.
Produkte
  • Output-Server "inForm" der Prout Software GmbH
  • Dokumentenmanagementsystem "DOCUframe ® " der GSD Software mbH
  • Signaturlösung "icoya EDL Signatur Server“ der Struktur AG
Realisierung Die Rechnung wird per E-Mail vom System versendet und automatisch GDPdU-konform archiviert. Das System organisiert den Druckspool, um daraus ein PDF zu erzeugen und XML-Daten sowie einen Index anzuhängen und ist damit unabhängig vom bestehenden ERP-System.
Weitere Infos www.yourit.de
www.e-billing.de

Die Rechnung auf Papier: ein Auslaufmodell

Vieles spricht dafür, die konventionellen Rechnungen in Papierform durch den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail und oder Fax (auch E-Billing, eBilling oder eInvoice genannt) zu ersetzen. So lassen sich erhebliche Kosten einsparen, wie das folgende Beispiel zeigt.

Die Volz Luftfilter GmbH & Co. KG, einer der führenden Anbieter von Filterprodukten für Lüftungs- und Klimatechnik sowie Lackier- und Trocknungstechnik, verschickt seit Juli 2005 etwa die Hälfte ihrer Rechnungen per E-Mail. Die Vorteile des elektronischen Versands sind vielfältig: Die Rechnungen werden automatisch generiert, sobald ein Lieferschein gedruckt wird, was den Verwaltungsaufwand deutlich minimiert. Die Kunden erhalten die Rechnungen schneller und können sie zeitnah bearbeiten. Einsparungen werden dadurch erzielt, dass Porto, Papier, Druck und Konfektionierung komplett entfallen. „Für uns bedeutet die Umstellung eine Arbeitserleichterung. Die Investition wird sich schon bald amortisiert haben“, bestätigt Max Schinkel, Systemadministrator bei der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG.

Verwaltung der Rechnungen vollständig elektronischDie Optimierung der Prozesse beschränkt sich nicht nur auf den Rechnungsversand – auch die Archivierung wurde digitalisiert: Alle ausgehenden Rechnungen werden elektronisch abgelegt. „Jede Rechnung wird im System dem Kunden zugeordnet, so dass mit nur zwei Mausklicks ermittelt werden kann, wie oft und wann ein bestimmter Kunde von uns eine Rechnung bekommen hat“, so Max Schinkel.

Auch dem Rechnungsempfänger erleichtert E-Billing die Arbeit: Ziel ist, die Rechnungen direkt an den richtigen Ansprechpartner zu schicken. Dadurch wird die Gefahr reduziert, dass eine Rechnung verloren geht. Außerdem können die Rechnungsdaten über eine XML-Schnittstelle automatisch in die Systeme des Rechnungsempfängers eingelesen und archiviert werden (EDI).

Komplettlösung ermöglicht durchgehende ProzesseDie neuen Prozesse basieren auf einer Gesamtlösung aus dem Output-Server „inForm“ der PROUT Software GmbH, dem Dokumentenmanagementsystem „DOCUframe®“ der GSD Software mbH und der Signaturlösung „icoya EDI Signatur Server“ der Struktur AG. „Unsere Komplettlösung ist eines der leistungsstärksten Produkte im Bereich E-Billing“, unterstreicht Thomas Ströbele, Geschäftsführer der yourIT. „Wir haben die unserer Meinung nach am besten geeigneten Produkte ausgewählt und nahtlos miteinander verbunden. Bei vielen E-Billing-Systemen wird nur die Signatur erstellt, alles andere muss der Kunde selbst machen. Unsere Lösung hingegen ist auf Wunsch komplett ab Druckspool ERP.“

Bei der Fakturierung einer elektronischen Rechnung übernimmt die Lösung den Druckspool des ERP-Systems (bei Volz Luftfilter ist z.B. proALPHA im Einsatz) und gestaltet das PDF-Rechnungsformular sowie den Archivindex. Gleichzeitig werden die Daten ins XMLFormat übertragen. Anschließend wird die PDF-Rechnung digital qualifiziert signiert. Gleichzeitig erzeugt der Signaturserver darauf einen zweidimensionalen Barcode. Dieser enthält die signierten XML-Rechnungsdaten und lässt sich jederzeit überprüfen (verifizieren) und auslesen, auch wenn die Rechnung gefaxt oder auf Papier ausgedruckt wird. Nun versendet das System die Rechnung per E-Mail und archiviert automatisch die Dokumente inklusive Protokoll. „Eine Besonderheit der Lösung ist, dass sie mit ganz unterschiedlichen ERP-Systemen eingesetzt werden kann“, erläutert Ströbele. „Möglich ist dies dank des speziellen Ansatzes von PROUT: Das System organisiert den Druckspool, um daraus ein PDF zu erzeugen und XML-Daten sowie einen Index anzuhängen. Damit sind wir absolut unabhängig vom bestehenden Fakturierungssystem.“

Das System bietet noch mehr PotenzialAuch andere Belege wie Angebote und Auftragsbestätigungen sollen zukünftig elektronisch versendet und im integrierten Dokumentenmanagementsystem DOCUframe® abgelegt werden. Außerdem wird der Versand elektronischer Rechnungen kontinuierlich ausgebaut. Dafür wird bei den Kunden eine schriftliche Bestätigung eingeholt. „Die Akzeptanz ist gut“, berichtet Max Schinkel. „Die Anzahl der teilnehmenden Unternehmen wird weiter zunehmen.“

Projekt auf der CeBIT 2006 ausgezeichnetMit seinem E-Billing-Projekt hat Volz den BestPractice-IT Sonderpreis 2006 für den größten zu verzeichnenden Technologiesprung gewonnen. Der Preis wurde am 10.03.2006 auf der CeBIT verliehen. (Weitere Informationen: www.E-Billing.de)

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